Cuando un proveedor incumple un contrato, las consecuencias para su empresa pueden ser graves: retrasos en producción, pérdidas económicas, daños reputacionales o incluso clientes perdidos. Si está en esta situación, es importante reaccionar rápido y con una estrategia legal bien definida que proteja sus intereses y minimice los daños.
En BUFET GÓMEZ FERRÉ somos abogados especialistas en reclamación de proveedores, deudas contractuales e impagos entre empresas. En este artículo le explicamos cuáles son los pasos legales a seguir cuando un proveedor incumple sus obligaciones, diferenciando este escenario de los casos en los que el conflicto se debe a facturas impagadas.
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Nota importante: Si el problema no está en la ejecución del contrato, sino en el impago de facturas por parte de otra empresa, consulte nuestra guía específica sobre
cómo reclamar un impago sin romper la relación comercial.
¿Cuándo se considera que un proveedor ha incumplido un contrato?
Se considera que un proveedor ha incumplido un contrato cuando no cumple con lo pactado o lo hace de manera defectuosa, afectando directa o indirectamente a su actividad. Este incumplimiento puede manifestarse de diversas formas, entre ellas:
El incumplimiento puede ser parcial, cuando se entrega solo parte de lo acordado pero con defectos o fuera de plazo, o total, cuando directamente no se presta el servicio o no se entrega el producto.
En cualquier caso, para reclamar el incumplimiento de contrato, será imprescindible acreditar lo pactado y los perjuicios sufridos reuniendo toda la documentación posible y/o cualquier evidencia que demuestre la relación contractual y el daño ocasionado.
Paso 1: Revisión del contrato y recopilación de pruebas
Antes de iniciar cualquier reclamación, es fundamental revisar detenidamente el contrato firmado con el proveedor. Preste atención a aspectos como:
- Plazos de entrega y condiciones acordadas
- Estándares de calidad exigidos
- Cláusulas de penalización por incumplimiento o retrasos
- Garantías comerciales y de servicio
- Obligaciones concretas de cada parte
Al mismo tiempo, reúna toda la documentación disponible que respalde su caso, como hemos mencionado, tales como:
- Contratos, presupuestos o pedidos firmados
- Facturas emitidas
- Albaranes o justificantes de entrega
- Emails, WhatsApp u otras comunicaciones
- Fotografías, informes técnicos o cualquier evidencia que demuestre el cumplimiento o incumplimiento.
Toda esta información permitirá a un abogado preparar la reclamación con fundamento sólido, aumentando las posibilidades de éxito y evitando problemas por falta de pruebas.
Paso 2: Requerimiento formal al proveedor
Una vez analizada la documentación, el siguiente paso es enviar una comunicación formal y documentada, idealmente mediante burofax o correo electrónico certificado. Esto sirve para dejar constancia fehaciente de que se ha intentado resolver el conflicto de manera extrajudicial antes de acudir a los tribunales. En la comunicación conviene detallar:
- Qué obligaciones ha incumplido
- La solución o reparación exigida (entrega del material, sustitución, devolución de cantidades, indemnización, etc.)
- El plazo en el que debe cumplir con lo solicitado
- Advertencia de medidas legales si no responde
Por ejemplo, un texto básico podría ser:
“Les requerimos para que, en el plazo de 7 días naturales, procedan a la entrega del material conforme a lo pactado en contrato. En caso contrario, nos veremos obligados a ejercitar las acciones legales que correspondan.”
Este paso refuerza su posición legal y registro formal imprescindible en caso de que sea necesario iniciar un procedimiento judicial.
Paso 3: Negociación o mediación antes de demandar
Antes de acudir a los tribunales, en muchos casos conviene intentar un acuerdo amistoso con el proveedor. Esta vía puede ser más rápida y menos costosa, además de permitir mantener la relación comercial si aún resulta estratégica para su empresa.
Algunas ventajas de negociar o mediar incluyen:
- Ahorro de tiempo y costes frente a un proceso judicial completo.
- Posibilidad de mantener la relación comercial, evitando conflictos futuros.
- Evitar procedimientos largos y complejos, reduciendo estrés y complicaciones.
No obstante, no siempre compensa intentar un acuerdo. Puede no ser útil cuando:
- El proveedor deja de contestar.
- Si existen pérdidas económicas elevadas por la demora.
- Hay indicios claros de mala fe o intención de incumplir.
En estos casos, un abogado especializado en derecho comercial puede gestionar la negociación o mediación de manera estratégica, asegurando que cualquier acuerdo sea seguro y beneficioso y protegiendo al mismo tiempo los intereses de su empresa.
Paso 4: Acciones legales si el proveedor no responde
Si después del requerimiento formal el proveedor sigue sin cumplir ni ofrecer una solución, será necesario dar el siguiente paso y activar las vías legales disponibles para proteger sus derechos. Dependiendo del tipo de incumplimiento y de los daños ocasionados, un abogado podrá valorar distintas opciones, que pueden incluir:
- Reclamación de daños y perjuicios, para recuperar los costes y pérdidas generadas por el incumplimiento.
- Resolución del contrato, cuando la confianza se ha roto o ya no tiene sentido continuar la relación comercial.
- Reclamación de deudas entre empresas, si además del incumplimiento existe una factura impagada.
- Procedimiento monitorio para factura impagada, una vía rápida para exigir judicialmente el pago de cantidades debidas.
- Demanda por incumplimiento contractual, cuando se necesita una respuesta judicial completa que declare la responsabilidad del proveedor.
Los plazos de estos procedimientos pueden variar, pero suelen situarse entre 6 y 18 meses, en función de la carga de los juzgados y la complejidad del caso. Aun así, iniciar la reclamación cuanto antes aumenta las posibilidades de recuperar el importe adeudado o los daños sufridos.
Preguntas Frecuentes
Si bien puede intentar gestionar el conflicto por su cuenta, contar con un abogado especializado en impagos y reclamaciones comerciales aumenta significativamente las posibilidades de éxito, el cual le ayudará a:
- Evaluar la viabilidad legal de su reclamación.
- Preparar y reunir toda la documentación necesaria de forma correcta.
- Gestionar negociaciones o mediaciones de manera estratégica.
- Iniciar acciones legales de manera eficaz si no hay acuerdo, protegiendo sus intereses y minimizando riesgos.
Puede reclamar tanto el daño emergente (costes directos sufridos, como material defectuoso o contratar de urgencia a otro proveedor) como el lucro cesante (beneficios que su empresa ha dejado de obtener).
Ejemplo: si un retraso en la entrega impidió finalizar un pedido importante, se puede reclamar la pérdida de ese cliente como perjuicio económico.
Aunque las opciones se reducen, todavía existen vías: puede comunicar su crédito en el concurso, estudiar acciones contra los administradores si hubo mala gestión o valorar alternativas civiles. Actuar rápido es fundamental porque los plazos concursales son muy estrictos.
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En casos así, puede ser de interés consultar nuestro artículo sobre
cómo reclamar deudas a empresas en concurso sin masa.
Si el proveedor no contesta a los requerimientos formales, el siguiente paso es iniciar la vía judicial para reclamar el cumplimiento del contrato o los daños causados.
Las comunicaciones por email, pedidos, facturas, conversaciones registradas y testigos pueden servir para acreditar lo ocurrido. Siempre es recomendable documentar la relación comercial.
En la mayoría de los casos, el plazo para reclamar es de 5 años, aunque esperar puede dificultar la recuperación del daño. Lo ideal es actuar cuanto antes.
Sí. Si el proveedor ha incumplido, puede resolver el contrato sin penalización y, además, reclamar los daños que ese incumplimiento le haya provocado.
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